Databehandling

Rollene

Dere er behandlingsansvarlig for regnskapsdataene. Dere bestemmer hvorfor og hvordan de behandles, og dere svarer for dem overfor de registrerte og overfor Datatilsynet.

Vi er databehandler. Vi behandler opplysningene bare for å levere Kilter til dere, og bare etter instruks fra dere. Vi bruker dem ikke til egne formål, ikke til å trene modeller, og ikke til å levere tjenesten til andre kunder.

For kontoen deres, faktureringen og bruken av nettsiden vår er vi selv behandlingsansvarlig. Det er beskrevet i personvernerklæringen.

Hva vi behandler, og om hvem

Hvilke opplysninger som faktisk passerer gjennom Kilter bestemmes av hva som ligger i regnskapssystemet deres, og av hvilke oppgaver dere lar Kilter jobbe med. Typisk er det:

• Ansatte og brukere hos dere: navn, e-postadresse, innloggingsleverandør, hvilken organisasjon de hører til, hva de har godkjent eller avvist og med hvilken begrunnelse, og meldingene deres i chatten med agentene.
• Kundens klienter, leverandører og kunder: navn, organisasjonsnummer, kontaktopplysninger, fakturaopplysninger, beløp, kontering og betalingsinformasjon slik det står i bilag og hovedbok.
• Kontaktpersoner: navn, e-postadresse og innhold i innkommende e-post med fakturaer, dersom dere kobler til e-post.
• Opplysninger som følger med et bilag uten at noen har valgt dem, for eksempel et navn i en fakturatekst eller på en timeliste.

Kilter er ikke ment for særlige kategorier av personopplysninger. Dukker slike opp i et bilag, behandles de som en del av bilaget, men tjenesten bør ikke brukes til å behandle dem systematisk.

Behandlingen varer så lenge avtalen løper.

Instruksen

Instruksen vår er tjenesten slik den er dokumentert, og de valgene dere gjør i den: hvilke systemer dere kobler til, hvilke oppgaver dere lar Kilter jobbe med, hvilke regler dere lærer den, og hva dere godkjenner.

Vi behandler ikke opplysninger ut over dette uten skriftlig instruks fra dere, med mindre norsk rett eller EU-retten pålegger oss det. Skjer det, varsler vi dere før behandlingen, så sant vi har lov.

Mener vi at en instruks er i strid med personvernregelverket, sier vi fra.

Underdatabehandlere

Vi bruker disse underdatabehandlerne, og er ansvarlige for arbeidet deres som for vårt eget:

• DigitalOcean: drift av applikasjonen og den administrerte PostgreSQL-databasen, i regionen Frankfurt i EU.
• Requesty og den underliggende modelleverandøren: kjøring av språkmodellen. Instruksene og den delen av regnskapskonteksten oppgaven gjelder sendes hit.
• Stripe: betaling og abonnement. Her behandles opplysninger om dere som kunde, ikke regnskapsdata.
• Mixpanel, med EU-datalagring: bruksanalyse knyttet til brukernes Kilter-ID.
• Resend: utsending av e-post fra kontaktskjemaet.
• Google og GitHub: innlogging.

Vi varsler dere før vi tar i bruk en ny underdatabehandler eller bytter ut en av disse, slik at dere kan protestere [bekreft: varslingsfrist, forslag 30 dager].

[bekreft: per underdatabehandler, om behandlingen skjer i EØS, og hvilket overføringsgrunnlag som gjelder for dem som behandler utenfor].

Sikkerhetstiltak

• All trafikk krypteres over TLS.
• Tilgangsnøklene til regnskapssystemet og e-post lagres kryptert med en nøkkel bare serveren har, og skrives aldri til logg eller til grensesnittet.
• All tilgang er avgrenset per organisasjon. Et forslag som er laget på én tilkobling kan ikke utføres mot en annen.
• Ingenting skrives til regnskapssystemet uten en godkjenning som er knyttet til nøyaktig den handlingen, og en godkjenning kan bare brukes én gang. Et gjentatt forsøk kan ikke bokføre samme bilag to ganger.
• Slår dere på automatisk kontering for en klient, gjelder den bare utkast til leverandørfaktura der konteringen er den samme som tidligere godkjente. Bokføring, MVA-oppgjørskontoer og bilag som regnskapssystemet varsler om, går alltid til et menneske.
• Alt agentene gjør, og alle kontroller som slår inn, logges.
• Innlogging holdes i en signert informasjonskapsel som bare serveren kan lese, og som utløper etter sju dager.

[bekreft: rutiner for intern tilgangsstyring hos Kilter, sikkerhetskopiering og gjenoppretting, og eventuelle sertifiseringer eller tester]. Vi oppgir ikke sertifiseringer vi ikke har.

Bistand til dere

Vi hjelper dere med å oppfylle pliktene deres. Får dere en henvendelse fra en registrert om innsyn, retting, sletting eller dataportabilitet, henter vi ut eller retter det som ligger i Kilter. Send henvendelsen gjennom kontaktskjemaet på /kontakt.

Vi bistår også ved vurdering av personvernkonsekvenser og ved forhåndsdrøfting med Datatilsynet, i den grad det gjelder behandlingen vi utfører for dere.

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten, varsler vi dere uten ugrunnet opphold, og gir dere det dere trenger for å kunne melde fra innen fristen på 72 timer. Det er dere som melder til Datatilsynet, ikke vi.

Sletting ved opphør

Når avtalen opphører, velger dere om vi skal slette eller tilbakelevere personopplysningene. Sier dere ingenting, sletter vi.

Vi foreslår sletting innen 30 dager etter opphør, og at sikkerhetskopier faller ut i den ordinære syklusen [bekreft: slettefrist og oppbevaringstid for sikkerhetskopier].

Unntaket er opplysninger vi selv er pålagt å beholde, typisk fakturagrunnlag etter bokføringsloven. De beholdes bare så lenge plikten varer, og brukes ikke til noe annet.

Revisjon og dokumentasjon

Dere har rett til å kontrollere at vi holder det vi lover her. I praksis svarer vi på spørsmål skriftlig og gir dere dokumentasjonen vi har. Er det ikke nok, kan dere gjennomføre revisjon selv eller ved en uavhengig tredjepart, etter rimelig varsel og på en måte som ikke går ut over andre kunder [bekreft: varslingsfrist, hyppighet og kostnadsdeling ved revisjon].

Slik ber dere om databehandleravtalen

Send oss en melding gjennom kontaktskjemaet på /kontakt og skriv at dere trenger databehandleravtale, så sender vi den i signerbar form. Har dere en egen standardavtale dere må bruke, går det også fint. Send den, så går vi gjennom den.

Kilter AS, Bergen, organisasjonsnummer [bekreft: organisasjonsnummer], postadresse [bekreft: postadresse]. Norsk rett gjelder.