Personvernerklæring

Hvem vi er

Kilter AS, Bergen, er behandlingsansvarlig for opplysningene som er beskrevet under «Når du besøker nettsiden» og «Når du bruker Kilter». Organisasjonsnummeret vårt er [bekreft: organisasjonsnummer] og postadressen er [bekreft: postadresse].

Du når oss gjennom kontaktskjemaet på /kontakt. [bekreft: om Kilter er pålagt å ha personvernombud, og i så fall kontaktpunktet].

To roller

For kontoen din, nettsiden og faktureringen bestemmer vi selv formålet. Der er vi behandlingsansvarlig, og denne erklæringen gjelder.

For regnskapsdataene Kilter leser i regnskapssystemet er det motsatt: dere bestemmer, vi utfører på oppdrag. Der er dere behandlingsansvarlig og vi databehandler, regulert av en egen databehandleravtale. Spørsmål om en konkret klient, leverandør eller ansatt skal derfor rettes til byrået eller bedriften som bruker Kilter, ikke til oss.

Når du besøker nettsiden

Vi måler sidevisninger og klikk anonymt gjennom Mixpanel, med EU-datalagring. Det settes ingen informasjonskapsler. Nettleseren får en tilfeldig identifikator som lagres lokalt, og vi ber Mixpanel om ikke å lagre IP-adressen. Er «Do Not Track» eller «Global Privacy Control» slått på, sendes ingenting.

Sender du inn kontaktskjemaet, behandler vi navnet, e-postadressen og meldingen din. Skjemaet leveres til oss som e-post gjennom Resend, og brukes til å svare deg, ikke til markedsføring.

Driftsloggene hos vertsleverandøren inneholder IP-adresse og tidspunkt [bekreft: hvor lenge DigitalOcean oppbevarer driftslogger].

Når du bruker Kilter

• Konto: navn, e-postadresse, innloggingsleverandør og en intern bruker-ID, hentet fra Google eller GitHub når du logger inn. Vi ber bare om identitet og e-postadresse, og ser aldri passordet ditt.
• Organisasjon: hvilken organisasjon du hører til, og e-postadressen til personer dere inviterer inn.
• Tilkoblinger: tilgangs- og fornyingsnøkler til regnskapssystemet Unimicro, og til Gmail dersom dere kobler til e-post. Nøklene lagres kryptert og vises aldri i grensesnittet eller i logger. [bekreft: hvilke Gmail-tilganger Kilter faktisk ber om].
• Regnskapsdata: bilag, hovedbok, banktransaksjoner, leverandører og kunder leses direkte fra regnskapssystemet når en oppgave skal løses, og innkommende e-post med fakturaer hvis Gmail er koblet til. Hos oss blir oppgavene, forslagene og grunnlaget for dem stående.
• Beslutninger: hvert forslag lagres med sammendraget som ble vist, hvem som godkjente eller avviste, tidspunktet og begrunnelsen ved avvisning.
• Samtaler og regler: chathistorikken med agentene, og «minnene», altså reglene kontoret lærer bort gjennom beslutningene sine.
• Logg: en fortløpende logg over hva agentene har gjort og hvilke kontroller som slo inn.
• Abonnement: status, når prøveperioden løper ut, og kunde- og abonnements-ID hos Stripe. Kortopplysninger håndteres av Stripe og passerer aldri våre servere.
• Bruksanalyse: hvilke skjermbilder og handlinger som brukes, knyttet til Kilter-bruker-IDen din. Vi legger aldri fritekst, beløp eller titler i analysedata.

Formål og rettslig grunnlag

• Levere tjenesten og utføre oppgavene du ber om: nødvendig for å oppfylle avtalen, personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
• Drift, feilsøking, sikkerhet og å hindre misbruk: berettiget interesse, bokstav f, i å holde en tjeneste som skriver til regnskap trygg og etterprøvbar.
• Fakturering og oppfyllelse av bokføringsplikten vår: avtale og rettslig forpliktelse, bokstav b og c.
• Produktanalyse, altså å se hvilke deler av produktet som faktisk brukes: berettiget interesse, bokstav f. [bekreft: om analyse uten informasjonskapsler i denne formen krever samtykke].
• Svar på henvendelser gjennom kontaktskjemaet: berettiget interesse, eller tiltak før avtaleinngåelse på din anmodning.

Språkmodeller

Kilter bruker språkmodeller for å foreslå kontering og svare i chat. Når en oppgave kjøres, sendes instruksene våre sammen med den delen av regnskapsdataene oppgaven gjelder: bilagstekst, kontoer, beløp, navn på leverandør eller kunde, kontorets regler og meldingene i samtalen. Dette kan inneholde personopplysninger.

Forespørselen går gjennom rutingtjenesten Requesty, som sender den videre til modelleverandøren som er valgt. Hvilken modell som brukes er en innstilling og kan endres.

[bekreft: leverandørenes vilkår for bruk av data, herunder om data brukes til trening og hvor lenge forespørsler lagres]. Vi bygger ikke egne modeller og bruker ikke dataene deres til å trene noe.

Hvem vi deler med

Vi selger ikke personopplysninger. Vi bruker disse leverandørene, bare til det som står her:

• DigitalOcean: drift av applikasjonen og databasen, i regionen Frankfurt i EU.
• Requesty og den underliggende modelleverandøren: kjøring av språkmodellen.
• Stripe: betaling og abonnementsadministrasjon.
• Mixpanel: bruksanalyse, med EU-datalagring.
• Resend: utsending av e-posten fra kontaktskjemaet.
• Google og GitHub: innlogging, når du selv velger det.

Ellers utleverer vi opplysninger bare når loven krever det.

Overføring utenfor EØS

Applikasjonen og databasen ligger i EU. Flere av leverandørene over er amerikanske, og for dem kan behandling skje utenfor EØS.

[bekreft: per leverandør, om behandlingen skjer i EØS, og hvilket overføringsgrunnlag som gjelder, typisk EUs standardvilkår eller EU-US Data Privacy Framework].

Hvor lenge vi lagrer

• Konto, organisasjon og tilkoblinger: så lenge kontoen finnes. Ved oppsigelse foreslår vi sletting innen 30 dager [bekreft: slettefrist].
• Oppgaver, samtaler, forslag, beslutninger og minner: så lenge kundens avtale løper, deretter etter kundens instruks [bekreft: slettefrist ved opphør].
• Logg over agenthandlinger og kontroller: vi foreslår 12 måneder [bekreft: lagringstid for logg].
• Faktura- og regnskapsgrunnlag hos oss: så lenge bokføringsloven krever det [bekreft: oppbevaringsplikt og antall år].
• Analysedata: [bekreft: oppbevaringstid i Mixpanel].
• Henvendelser gjennom kontaktskjemaet: [bekreft: hvor lenge e-posthenvendelser oppbevares].

Sikkerhet

All trafikk går kryptert over TLS. Nøklene til regnskapssystemet og e-post lagres kryptert med en nøkkel bare serveren har, og skrives aldri til logg. Tilgang er avgrenset per organisasjon.

Innlogging holdes i en signert informasjonskapsel som bare serveren kan lese, og som utløper etter sju dager.

Ingenting bokføres uten at et menneske har godkjent det, og alt agentene gjør logges.

[bekreft: eventuelle sertifiseringer, revisjonsrapporter eller penetrasjonstester Kilter kan vise til]. Vi oppgir ingen slike her før de finnes.

Informasjonskapsler

Vi bruker to nødvendige informasjonskapsler: én som holder deg innlogget, og én kortlevd som beskytter selve innloggingen mens den pågår. Ingen av dem brukes til markedsføring eller sporing.

Analyse bruker ingen informasjonskapsler, men en tilfeldig identifikator lagret lokalt i nettleseren, og inne i Kilter bruker-IDen din. Du kan når som helst slette lokal lagring.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet i et maskinlesbart format, og protestere mot behandling vi bygger på berettiget interesse.

Be om det gjennom kontaktskjemaet på /kontakt, så svarer vi innen én måned. Gjelder henvendelsen regnskapsdata om en klient, leverandør eller ansatt, må du henvende deg til byrået eller bedriften som er behandlingsansvarlig. Vi hjelper dem med å svare.

Mener du at vi behandler opplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten endrer seg; datoen øverst viser siste endring. Ved endringer av reell betydning varsler vi [bekreft: varslingsmåte og frist, forslag e-post 30 dager før].